Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

Artikel 1

Het boekjaar van de vereniging valt samen met het kalenderjaar.

AANVRAAG LIDMAATSCHAP

Artikel 2

  • Ondernemingen die in aanmerking willen komen voor het lidmaatschap volgens artikel 4, lid 2 van de statuten moeten twee jaar actief operationeel zijn en als zodanig ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel.
  • De onderneming moet een relatie hebben met de scheeps- bevoorradingsindustrie.
  • Via de website kan een aanmeldingsformulier voor lidmaatschap worden ingevuld. Zodra het ingevulde aanmeldingsformulier is terug ontvangen, treedt de procedure van artikel 4, lid 4 van de statuten in werking. Het ingevulde aanmeldingsformulier dient vergezeld te gaan van een uittreksel van het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel dat niet ouder dan één jaar is. De aanvraag dient schriftelijk of per e-mail te worden ondersteund door drie ingeschreven leden.
  • Voordat het lidmaatschap wordt bevestigd kan, indien wenselijk, de betreffende onderneming bezocht worden door de Ballotage Commissie.
  • De aanvraag voor het lidmaatschap wordt beoordeeld, conform artikel 4, lid 4, van de statuten. Voorbeelden van criteria die het bestuur bij haar beslissing laat meewegen zijn : het al dan niet in bezit zijn van een AEO certificering en/of HACCP en/of ISO, de reputatie van het bedrijf bij overheidsdiensten of in de branche. Het beleid is erop gericht om een instroom van nieuwe leden met een goede en geborgde kwaliteit van dienstverlening te waarborgen.
  • Na bijschrijving van de contributie van het lopende verenigingsjaar wordt het lidmaatschap officieel en als zodanig in de administratie opgenomen.
  • Bij naamswijziging van een lid wordt het secretariaat terstond in kennis gesteld middels het toezenden van een nieuw uittreksel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Artikel 3

In artikel 6, lid 1 van de statuten wordt onder meer verstaan:

  • onder verplichtingen jegens de vereniging:
    het tijdig betalen van contributie en van andere financiële verplichtingen;
  • de belangen van de vereniging niet schaden:
    het afbreuk doen in de meest uitgebreide betekenis van het woord aan de werkzaamheden en/of het aanzien van de vereniging.

Artikel 4

  • Naar gelang het aantal werknemers in hun onderneming worden de leden in categorieën ingedeeld voor de berekening van contributie.
    De bepalende aantallen en indeling worden door de algemene ledenvergadering vastgesteld. Indeling vindt plaats op basis van de drie categorieën zoals vermeld in artikel 4 van de statuten.
  • In alle categorieën heeft één lid één stem.
  • De hoogte van de contributie worden door de algemene ledenvergadering vastgesteld.

VOORSTELLEN AAN HET BESTUUR

Artikel 5

Leden kunnen te allen tijde voorstellen indienen bij de secretaris die hiervan kennis geeft aan het bestuur. Voorstellen ter behandeling in de algemene ledenvergadering dienen uiterlijk drie weken voor de datum van de algemene ledenvergadering schriftelijk of per e-mail te worden ingediend bij de secretaris.

VERGADERINGEN

Artikel 6

Tot het bijwonen van de jaarlijkse algemene ledenvergadering en bijzondere algemene ledenvergaderingen worden alle leden uitgenodigd met uitzondering van geschorste leden. Vertegenwoordigers van leden kunnen deelnemen aan de discussies.

BESTUUR

Artikel 7

Het rooster van aftreden van leden van het bestuur wordt zodanig vastgesteld, dat degene die een periode van drie jaren als bestuurslid heeft gefunctioneerd, herkiesbaar kan worden gesteld. Indien een bestuurslid zich niet meer herkiesbaar stelt, moet een nieuw bestuurslid worden gekozen. De voorzitter en de vicevoorzitter treden volgens dit rooster niet tegelijkertijd af, tenzij beiden daartoe de uitdrukkelijke wens te kennen geven.

Artikel 8

Voor de Bestuursverkiezing stelt het Bestuur tijdig kandidaten voor. Tevens kunnen kandidaten worden voorgedragen door tenminste vijf leden gezamenlijk, in overeenstemming met artikel 8, lid 3 van de statuten. Deze kandidaten moeten uiterlijk drie weken voor de algemene ledenvergadering schriftelijk worden voorgedragen bij de secretaris. De voorstellers vergewissen zich er van dat de voorgedragen kandidaten bij eventuele verkiezing bereid zijn de benoeming te aanvaarden.

CORRESPONDENTIE

Artikel 9

Correspondentie namens de vereniging kan, behoudens de Voorzitter, alleen worden gevoerd door of in overleg met de secretaris.

KASCOMMISSIE

Artikel 10

De in artikel 12, lid 3 der statuten genoemde kascommissie bestaat uit twee vertegenwoordigers van leden. Jaarlijks treedt de voorzitter van de kascommissie af en wordt achterblijvende lid van de kascommissie voorzitter. Vervolgens wordt een nieuw lid van de commissie gekozen uit de Algemene Vergadering.

CONTACTBIJEENKOMSTEN

Artikel 11

Naast de algemene ledenvergadering en de bijzondere algemene ledenvergaderingen (artikel 12 en 13 van de statuten) kunnen enige malen per jaar contactbijeenkomsten worden gehouden met vertegenwoordigers van leden. Tijdens deze contactbijeenkomsten kunnen geen bindende besluiten worden genomen.

Artikel 12

Bindende besluiten volgens artikel 15 van de statuten kunnen betrekking hebben op:

  • de hoogte van de contributies, entreegelden en andere financiële verplichtingen van leden van de vereniging;
  • disciplinaire maatregelen;
  • aanvaarding van leden en benoeming van ereleden;
  • andere besluiten van een ledenvergadering, die de leden van de vereniging verplichtingen opleggen, voor zover deze vallen binnen de doelstellingen en de middelen volgens artikel 3 van de statuten.

Artikel 13

Opname in het jaarlijks uitkomende register van de International Ship Suppliers and Services Association (I.S.S.A.) is voorbehouden aan leden die aangemerkt worden als scheepsleverancier. Voor Toeleveranciers bestaat uitsluitend de mogelijkheid om achterin het register onder de noemer “Other Suppliers” enkel met naam en lidmaatschapsnummer te worden vermeld.De NVVS belast de kosten die ISSA hiervoor berekent door aan het lid wat daar gebruik van wenst te maken.